Jak często trzeba przeprowadzać szkolenia BHP i od czego zależą terminy

Nie ma jednego terminu ważności szkolenia BHP dla wszystkich pracowników. Osoba wykonująca prace szczególnie niebezpieczne musi odnawiać szkolenie nawet co roku, pracownik produkcji zwykle co 3 lata, a zatrudniony w biurze może być całkowicie zwolniony z obowiązku szkoleń okresowych. Terminy zależą od rodzaju stanowiska, zagrożeń zawodowych i charakteru działalności pracodawcy. Znaczenie ma również to, czy chodzi o szkolenie wstępne, pierwsze okresowe czy kolejne szkolenie okresowe. Szkolenia BHP nie należy przy tym mylić z odrębnymi uprawnieniami zawodowymi. Ukończenie szkolenia okresowego nie nadaje ani nie przedłuża kwalifikacji wymaganych np. do eksploatacji określonych urządzeń energetycznych. Takie kwalifikacje podlegają osobnym przepisom i zasadom weryfikacji.

Szkolenie wstępne BHP – kiedy trzeba je przeprowadzić?

Szkolenie wstępne BHP musi odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy, a nie w dowolnym momencie pierwszego tygodnia zatrudnienia. Obowiązek wynika z art. 237³ Kodeksu pracy. Nie można zastąpić go samym podpisaniem dokumentu potwierdzającego znajomość przepisów.

Szkolenie wstępne obejmuje dwa rodzaje instruktażu:

• Instruktaż ogólny – trwa minimum 3 godziny lekcyjne, czyli 135 minut. Obejmuje podstawowe przepisy BHP, zasady obowiązujące w zakładzie, zagrożenia oraz postępowanie w razie wypadku.
• Instruktaż stanowiskowy – jest wymagany na stanowiskach robotniczych oraz innych, na których występują czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne. Ramowy program przewiduje zasadniczo minimum 8 godzin lekcyjnych, a dla stanowisk administracyjno-biurowych narażonych na czynniki uciążliwe minimum 2 godziny lekcyjne. Jedna godzina lekcyjna trwa 45 minut.

Przykładowo nowo zatrudniony operator maszyny w zakładzie produkcyjnym w Zabrzu nie może rozpocząć samodzielnej obsługi urządzenia tylko dlatego, że wcześniej pracował na podobnej maszynie. Musi poznać konkretne zabezpieczenia, procedurę awaryjnego zatrzymania, zasady usuwania usterek i zagrożenia na nowym stanowisku. Instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzeniem wiedzy i umiejętności.

Ponowny instruktaż stanowiskowy jest konieczny również wtedy, gdy zmieniają się warunki pracy, np. firma wprowadza nową maszynę, niebezpieczną substancję chemiczną albo przenosi pracownika na inne stanowisko wymagające takiego instruktażu. Nie trzeba czekać na termin kolejnego szkolenia okresowego. Zakres dodatkowego instruktażu powinien odpowiadać rzeczywistym zmianom.

Istnieje też wyjątek. Jeżeli pracownik podpisuje kolejną umowę z tym samym pracodawcą bezpośrednio po poprzedniej i nadal pracuje na tym samym stanowisku, ponowne szkolenie wstępne nie jest wymagane. Nie dotyczy to jednak osoby przechodzącej do innej firmy, nawet jeśli zakres obowiązków wydaje się identyczny.

Jak często trzeba odnawiać szkolenia okresowe BHP?

Częstotliwość szkoleń okresowych określa rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Podstawowe terminy wynoszą od 1 roku do 6 lat, zależnie od rodzaju stanowiska:

• Co 1 rok – pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych, na których wykonywane są prace szczególnie niebezpieczne, np. określone prace na wysokości czy w przestrzeniach zamkniętych.
• Co 3 lata – pozostali pracownicy na stanowiskach robotniczych, m.in. pracownicy produkcyjni i magazynowi, jeśli nie wykonują prac szczególnie niebezpiecznych.
• Co 5 lat – pracodawcy, kierownicy, brygadziści, pracownicy inżynieryjno-techniczni, pracownicy służby BHP oraz inne osoby objęte obowiązkiem szkolenia ze względu na zagrożenia lub odpowiedzialność za bezpieczeństwo.
• Co 6 lat – pracownicy administracyjno-biurowi, jeżeli w ich przypadku szkolenie okresowe jest wymagane.

To maksymalne dopuszczalne odstępy między szkoleniami. Pracodawca może ustalić krótsze terminy, jeżeli uzasadniają to warunki pracy. Częstotliwość i czas trwania szkoleń określa po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami.

Inne zasady dotyczą pierwszego szkolenia okresowego. Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami muszą odbyć je w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na takim stanowisku. Dla pozostałych grup objętych obowiązkiem szkolenia okresowego termin wynosi 12 miesięcy.

Przykład? Brygadzista obejmujący stanowisko 1 czerwca 2026 r. powinien ukończyć pierwsze szkolenie okresowe najpóźniej 1 grudnia 2026 r. Nie może od razu korzystać z pięcioletniego odstępu. Z kolei pracownik produkcyjny rozpoczynający zatrudnienie tego samego dnia ma zasadniczo 12 miesięcy na pierwsze szkolenie okresowe, a następne odbywa zgodnie z częstotliwością właściwą dla stanowiska.

Szczególnej uwagi wymagają stanowiska biurowe. Szkolenie okresowe nie jest obowiązkowe, jeśli przeważająca działalność pracodawcy należy do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia i ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje potrzeby jego przeprowadzenia. Nie oznacza to zwolnienia ze szkolenia wstępnego.

Wyjątek ten nie obejmuje jednak pracowników wykonujących regularną pracę zdalną. Zgodnie z art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy przy wykonywaniu pracy zdalnej nie stosuje się zwolnienia ze szkoleń okresowych przewidzianego w art. 237³ § 2². Dotyczy to również pracy hybrydowej, np. gdy pracownik wykonuje obowiązki w domu przez dwa dni w tygodniu, a przez pozostałe trzy pracuje w siedzibie firmy. W takim przypadku pracownik administracyjno-biurowy musi odbywać szkolenia okresowe, zasadniczo nie rzadziej niż co 6 lat, z pierwszym szkoleniem w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku.

Inaczej traktowana jest praca zdalna okazjonalna, wykonywana na wniosek pracownika w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Art. 67³³ § 2 Kodeksu pracy wyłącza w jej przypadku stosowanie art. 67³¹ § 3. Oznacza to, że samo okazjonalne wykonywanie obowiązków poza biurem nie odbiera pracownikowi możliwości korzystania ze zwolnienia ze szkoleń okresowych, jeżeli pozostałe warunki zwolnienia są spełnione.

Różnicę dobrze pokazuje przykład księgowej zatrudnionej w firmie usługowej o drugiej kategorii ryzyka. Jeśli pracuje wyłącznie w biurze, może być zwolniona ze szkolenia okresowego. Jeśli regularnie pracuje z domu w ustalonym modelu hybrydowym, zwolnienie nie obowiązuje. Natomiast pięć dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku, na wniosek pracownicy, nie powoduje samoistnie powstania obowiązku szkolenia okresowego. Nie można jednak nazywać regularnej pracy hybrydowej okazjonalną tylko po to, aby ominąć obowiązek szkoleniowy. Decydują faktyczny sposób i podstawa organizacji pracy.

Jeżeli kategoria ryzyka działalności wzrośnie powyżej trzeciej albo ocena ryzyka wykaże konieczność szkolenia, pracodawca ma maksymalnie 6 miesięcy na jego zorganizowanie, licząc odpowiednio od ustalenia wyższej kategorii lub dokonania oceny.

Nie należy automatycznie traktować każdego pracownika korzystającego z komputera jako pracownika administracyjno-biurowego. O kwalifikacji decydują rzeczywiste obowiązki. Inżynier, który część dnia pracuje przy biurku, a następnie nadzoruje uruchamianie instalacji przemysłowej, wymaga innego podejścia niż księgowa wykonująca wyłącznie pracę biurową.

Od czego zależy organizacja szkoleń i jak pilnować terminów?

Najczęstszym błędem organizacyjnym jest prowadzenie jednego harmonogramu dla całej firmy bez rozróżnienia stanowisk. W przedsiębiorstwie zatrudniającym 20 pracowników produkcyjnych, 3 brygadzistów i 5 osób biurowych mogą obowiązywać nawet cztery różne zasady ustalania terminów. Przy zmianach stanowisk albo rotacji zatrudnienia zwykła lista dat szybko przestaje być aktualna.

Harmonogram szkoleń BHP powinien zawierać stanowisko pracownika, datę rozpoczęcia pracy lub objęcia funkcji, datę ukończenia ostatniego szkolenia, termin następnego oraz informację o rodzaju występujących zagrożeń. Osobno należy odnotowywać zmiany wymagające dodatkowego instruktażu stanowiskowego.

Znaczenie ma także forma szkolenia. Dla kierowników, pracowników inżynieryjno-technicznych i osób biurowych objętych obowiązkiem szkolenia okresowego można zastosować samokształcenie kierowane przez internet, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniego programu, materiałów, konsultacji i egzaminu. To wygodne rozwiązanie przy pracy zmianowej lub rozproszonych lokalizacjach.

Inaczej wygląda sytuacja pracowników robotniczych. Ich szkolenie okresowe musi odbywać się w formie instruktażu. Samodzielne przeklikanie prezentacji internetowej nie zastępuje wymaganej prawem formy szkolenia. W zakładzie z maszynami, transportem wewnętrznym lub pracami na wysokości szczególnie istotne jest omówienie zagrożeń występujących podczas rzeczywistych czynności.

Przy wyborze zewnętrznego organizatora trzeba uwzględnić również koszty. Na rynku lokalnym szkolenie okresowe dla pracowników robotniczych kosztuje orientacyjnie 60–150 zł za osobę, natomiast szkolenie administracyjno-biurowe online często mieści się w przedziale 60–120 zł. Przy małej grupie i osobnym dojeździe prowadzącego łączna cena jednego terminu może wynosić kilkaset złotych. Grupowanie pracowników z podobnymi obowiązkami ogranicza koszty organizacyjne, ale nie powinno prowadzić do łączenia osób wymagających różnych programów.

Szkolenia odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Szkolenie okresowe kończy się egzaminem, po którym organizator wydaje zaświadczenie. Odpis dokumentu należy przechowywać w aktach osobowych pracownika. Aktualne zaświadczenie z poprzedniego miejsca zatrudnienia może stanowić podstawę zwolnienia z pierwszego szkolenia okresowego, jeśli spełnione są wymagania dotyczące terminu, rodzaju i programu szkolenia.

Od 12 grudnia 2025 r. przepisy dopuszczają również elektroniczne potwierdzanie odbycia szkolenia wstępnego. Nie oznacza to rezygnacji z karty szkolenia. Przy elektronicznym potwierdzeniu pracodawca musi umieścić odpowiednią adnotację w karcie oraz dołączyć dokument zawierający potwierdzenie lub jego odwzorowanie. Dokumentację przechowuje się w aktach osobowych.

FAQ – najczęstsze pytania o terminy szkoleń BHP

Czy szkolenie BHP trzeba powtarzać co roku?
Nie. Roczny termin dotyczy pracowników na stanowiskach robotniczych, na których wykonywane są prace szczególnie niebezpieczne. Dla innych stanowisk obowiązują przeważnie odstępy 3, 5 lub 6 lat.

Czy przy zmianie pracodawcy trzeba ponownie przejść szkolenie wstępne?
Tak. Nowy pracodawca musi zapewnić wymagane szkolenie wstępne przed dopuszczeniem do pracy. Zaświadczenie z poprzedniej firmy nie zastępuje instruktażu dotyczącego nowego zakładu.

Czy można wykorzystać szkolenie okresowe z poprzedniej firmy?
Tak, jeżeli pracownik przedstawi aktualne zaświadczenie i spełnione są warunki zwolnienia przewidziane w przepisach. Trzeba sprawdzić zgodność rodzaju szkolenia z nowym stanowiskiem.

Czy pracownik biurowy zawsze musi odnawiać szkolenie co 6 lat?
Nie. Przy przeważającej działalności pracodawcy należącej do grupy o kategorii ryzyka 1–3 szkolenie okresowe nie jest wymagane, chyba że konieczność jego przeprowadzenia wynika z oceny ryzyka zawodowego. Zwolnienie nie obejmuje jednak regularnej pracy zdalnej, także hybrydowej, ponieważ art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy wyłącza jego stosowanie. W takim przypadku szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego należy powtarzać co najwyżej co 6 lat. Inaczej jest przy pracy zdalnej okazjonalnej, wykonywanej na wniosek pracownika przez maksymalnie 24 dni w roku. Na podstawie art. 67³³ § 2 ten wyjątek nie wyłącza możliwości zwolnienia ze szkoleń okresowych.

Czy szkolenie okresowe można przeprowadzić online?
Tak, dla grup, którym przepisy pozwalają na samokształcenie kierowane. Nie można jednak zastąpić takim kursem obowiązkowego instruktażu okresowego pracowników robotniczych.

Czy po wypadku przy pracy trzeba ponownie przeszkolić wszystkich pracowników?
Nie ma automatycznego obowiązku powtarzania szkolenia całej załogi po każdym wypadku. Trzeba przeanalizować przyczyny zdarzenia, zaktualizować ocenę ryzyka i ustalić potrzebne działania. Jeżeli zmieniono warunki techniczno-organizacyjne na stanowisku, należy przeprowadzić odpowiedni instruktaż przygotowujący pracowników do bezpiecznej pracy.

Od czego zacząć porządkowanie szkoleń w firmie? Najpierw należy zestawić rzeczywiste obowiązki pracowników z ocenami ryzyka zawodowego i posiadanymi zaświadczeniami. Następnie ustalić daty pierwszych i kolejnych szkoleń, sprawdzić wyjątki dla stanowisk biurowych, uwzględniając sposób wykonywania pracy zdalnej, oraz wyłapać osoby, które zmieniły stanowisko bez wymaganego instruktażu. Dopiero na podstawie takiego zestawienia warto zamawiać kolejne szkolenia. Pozwala to uniknąć dwóch kosztownych błędów: szkolenia osób zwolnionych z obowiązku i pomijania tych, które muszą je odbyć.

Więcej informacji na: szkolenia bhp Zabrze