Jak poprawnie oznaczyć centralę i filie w katalogu branżowym

Najczęstszy błąd przy dodawaniu firmy do katalogu branżowego polega na potraktowaniu centrali i wszystkich filii jak jednego podmiotu z kilkoma adresami. W efekcie klient nie wie, do którego oddziału dzwoni, wyszukiwarka otrzymuje niespójne dane, a pracownicy centrali odbierają pytania dotyczące usług realizowanych wyłącznie w innym mieście.

Centrala i filie powinny być oznaczone jako odrębne lokalizacje, ale tylko wtedy, gdy faktycznie działają pod wskazanymi adresami. Sam adres korespondencyjny, wirtualne biuro, punkt odbioru przesyłek albo teren obsługiwany przez przedstawiciela handlowego nie wystarczają do utworzenia pełnoprawnej wizytówki oddziału.

Najpierw ustal, czym naprawdę jest dana lokalizacja

W katalogach branżowych określenia „centrala”, „oddział”, „filia”, „biuro regionalne” i „punkt obsługi” bywają używane zamiennie. To błąd. Każde z nich powinno opisywać rzeczywisty sposób działania placówki.

Centrala to główna siedziba organizacyjna firmy. Zazwyczaj znajdują się tam zarząd, administracja, księgowość lub główny dział sprzedaży. Nie oznacza to jednak automatycznie, że centrala obsługuje klientów stacjonarnie. Jeżeli pod adresem siedziby działa wyłącznie biuro administracyjne, trzeba to jasno zaznaczyć.

Filia lub oddział powinny mieć własny, rzeczywiście funkcjonujący punkt działalności. W praktyce oznacza to najczęściej:

• stały adres, pod którym firma jest dostępna w określonych godzinach,
• personel przypisany do lokalizacji,
• możliwość kontaktu bezpośrednio z oddziałem,
• świadczenie usług, sprzedaż albo obsługę klientów na miejscu,
• zgodę na publikację danych adresowych i kontaktowych.

Nie należy tworzyć osobnego wpisu dla miasta tylko dlatego, że firma obsługuje tam klientów. Przykładowo przedsiębiorstwo budowlane z Poznania może realizować zlecenia w Gnieźnie, Koninie i Lesznie, ale bez stałych placówek w tych miastach nadal ma jedną lokalizację. Dodawanie fikcyjnych filii może prowadzić do usunięcia wpisów przez administratora katalogu, problemów z korespondencją oraz utraty zaufania klientów, którzy zastaną pod wskazanym adresem mieszkanie, biuro coworkingowe albo zamknięty lokal.

W nazwie wpisu najlepiej zachować jedną oficjalną nazwę firmy, a funkcję lokalizacji dopisać jako oznaczenie pomocnicze, na przykład:

• „ABC Serwis – centrala”,
• „ABC Serwis – oddział Kraków”,
• „ABC Serwis – punkt obsługi Katowice”.

Nie warto wpisywać samego określenia „centrala” lub „filia” w polu przeznaczonym na nazwę prawną, jeżeli katalog ma oddzielne pole na typ placówki. Konstrukcja „ABC Serwis Kraków Najlepszy Serwis Klimatyzacji” wygląda reklamowo, utrudnia identyfikację firmy i często narusza regulamin katalogu.

Każdy oddział musi mieć komplet własnych danych

Osobny wpis dla filii ma sens tylko wtedy, gdy zawiera dane pozwalające klientowi skontaktować się właśnie z tą placówką. Kopiowanie numeru centrali, ogólnego adresu e-mail i identycznego opisu do kilkunastu lokalizacji tworzy pozorną sieć oddziałów, ale nie pomaga użytkownikowi.

Dla każdej placówki trzeba przygotować co najmniej:

• pełną nazwę firmy i oznaczenie lokalizacji,
• dokładny adres wraz z numerem lokalu,
• lokalny numer telefonu lub numer z prawidłowym przekierowaniem,
• godziny pracy konkretnego oddziału,
• zakres usług dostępnych na miejscu,
• adres e-mail oddziału lub właściwego działu,
• adres podstrony poświęconej tej lokalizacji, jeżeli istnieje.

Największe znaczenie ma spójność danych NAP, czyli nazwy, adresu i telefonu. Dane w katalogu powinny odpowiadać informacjom znajdującym się na stronie firmy, w dokumentach kontaktowych i innych wiarygodnych wizytówkach. Drobne różnice, takie jak „al. Jana Pawła II” i „Aleja Jana Pawła II”, zwykle nie powodują problemu. Znacznie gorsze są rozbieżności w numerach budynku, lokalu, kodzie pocztowym lub telefonie.

Każda filia powinna otrzymać własny opis. Nie trzeba pisać wszystkiego od nowa, ale należy zmienić fragmenty dotyczące:

• obszaru obsługi,
• zespołu,
• dostępnych usług,
• sposobu dojazdu,
• miejsc parkingowych,
• dostępności dla osób z niepełnosprawnościami,
• terminów realizacji lub przyjmowania klientów.

Jeżeli oddział w Warszawie prowadzi sprzedaż i serwis, a filia w Łodzi wyłącznie odbiera urządzenia do naprawy, oba wpisy nie mogą obiecywać tego samego. Klient, który przyjedzie do Łodzi po usługę wykonywaną tylko w Warszawie, nie uzna takiego błędu za drobną nieścisłość.

Problemem są również wspólne numery telefonów. Jeden numer dla całej sieci jest dopuszczalny, o ile osoba odbierająca połączenie potrafi od razu obsłużyć sprawę albo przekierować ją do odpowiedniego oddziału. W przeciwnym razie lepiej podać numery lokalne. Najbardziej irytująca sytuacja to taka, w której klient wybiera numer opisany jako kontakt do filii, a po kilku minutach dowiaduje się, że dodzwonił się do recepcji centrali, która nie zna lokalnych godzin pracy ani dostępności usług.

Jak zbudować czytelną strukturę wpisów

Przy kilku lokalizacjach trzeba najpierw utworzyć jeden model nazewnictwa, a dopiero później publikować wpisy. Poprawna struktura powinna być prosta i powtarzalna:

Nazwa firmy – typ placówki – miasto

Przykład:

• „Medico Plus – centrala – Warszawa”,
• „Medico Plus – oddział – Radom”,
• „Medico Plus – punkt pobrań – Płock”.

Nie należy mieszać kilku schematów, takich jak „Centrala Medico Plus”, „Medico Plus Radom” i „Filia firmy Medico Plus w Płocku”. Wszystkie wpisy dotyczą jednej marki, więc powinny wyglądać jak elementy tej samej sieci.

Kolejność publikacji także ma znaczenie. Najpierw należy dodać i zweryfikować centralę, a następnie filie. Dzięki temu łatwiej zachować jedną kategorię główną, jednolity sposób zapisu nazwy oraz właściwe powiązanie placówek. Jeżeli katalog pozwala wskazać jednostkę nadrzędną, centrala powinna zostać oznaczona jako rekord główny.

Przy większej sieci warto prowadzić prosty arkusz kontrolny z kolumnami:

• nazwa lokalizacji,
• typ placówki,
• adres,
• telefon,
• e-mail,
• godziny otwarcia,
• adres strony,
• status wpisu,
• data ostatniej aktualizacji,
• osoba odpowiedzialna.

Taki rejestr jest potrzebny szczególnie przy zmianie godzin, przeprowadzce lub zamknięciu oddziału. W praktyce największy bałagan nie powstaje podczas publikacji pierwszych wpisów, lecz kilka miesięcy później, gdy jedna filia zmienia numer telefonu, druga skraca godziny pracy, a trzecia przenosi się o dwie ulice. Bez centralnej ewidencji stare dane pozostają w części katalogów przez lata.

Nie wszystkie katalogi umożliwiają łączenie oddziałów w jedną strukturę. W takim przypadku każdy wpis trzeba traktować jako osobną wizytówkę, ale zachować ten sam schemat nazewnictwa i oznaczeń. Nie należy natomiast dodawać jednego wpisu z listą dziesięciu adresów w opisie. Adres przeznaczony do indeksowania powinien znajdować się w odpowiednim polu, a nie w środku tekstu.

Przy publikacji danych firmy trzeba też sprawdzić, kto będzie zarządzał aktualizacjami. Dostęp do konta nie powinien być przypisany wyłącznie do prywatnego adresu e-mail pracownika. Bezpieczniej użyć skrzynki funkcyjnej, na przykład katalogi@firma.pl lub marketing@firma.pl, i zapisać dane dostępowe w firmowym menedżerze haseł. Odejście osoby odpowiedzialnej za wpisy nie może oznaczać utraty kontroli nad wizytówkami całej sieci.

Więcej informacji na: sourco.pl

FAQ

Czy centrala zawsze powinna być oznaczona jako główna lokalizacja?
Tak, jeżeli pełni funkcję siedziby organizacyjnej i katalog pozwala wskazać jednostkę nadrzędną. Jeżeli jednak centrala nie obsługuje klientów, trzeba to jasno zaznaczyć w opisie i godzinach dostępności.

Czy każda filia potrzebuje osobnego numeru telefonu?
Nie. Jeden numer centralny może obsługiwać wszystkie placówki, ale musi zapewniać szybkie przekierowanie do właściwego oddziału. Gdy konsultanci nie mają dostępu do lokalnych informacji, lepszym rozwiązaniem są numery przypisane do filii.

Czy można utworzyć wpis dla miasta, w którym firma tylko świadczy usługi?
Nie jako pełnoprawną filię. Obsługiwany obszar można wskazać w opisie lub odpowiednim polu katalogu, ale nie wolno podawać adresu, pod którym firma faktycznie nie działa.

Czy opisy oddziałów mogą być identyczne?
Nie powinny. Powtarzalna część dotycząca marki jest dopuszczalna, ale każdy wpis musi określać lokalny zakres usług, godziny, sposób kontaktu i warunki obsługi.

Co zrobić po zamknięciu filii?
Wpis należy oznaczyć jako zamknięty albo usunąć zgodnie z zasadami katalogu. Pozostawienie starego adresu powoduje błędne telefony, wizyty klientów w nieczynnej placówce i dalsze kopiowanie nieaktualnych danych przez inne serwisy.

Czy filia może mieć inną kategorię niż centrala?
Tak, jeżeli rzeczywiście prowadzi inny rodzaj działalności. Punkt sprzedaży, serwis i biuro administracyjne nie muszą mieć tej samej kategorii. Nie należy jednak dodawać dodatkowych kategorii wyłącznie po to, aby pojawić się w większej liczbie wyników.

Pierwszym działaniem powinno być sprawdzenie, czy każda opisana filia faktycznie działa pod podanym adresem i obsługuje klientów w zadeklarowanych godzinach. Dopiero po usunięciu fikcyjnych, zamkniętych lub czysto korespondencyjnych lokalizacji warto poprawiać nazwy, opisy i kategorie. Błędny adres szkodzi bardziej niż niedopracowany tekst.